議事録作成はいつ頼まれるかわからない

議事録は、管理職やリーダーなどの役職者、ケアマネージャーや、決まった職員が担当することが多いですが「ケアカンファ」や「委員会」などは、交代で作ることも多いようです。あらかじめ決まっていることが殆どですが、会議後に任命されることもあるので、油断しないように、会議では毎回メモを取るようにしましょう。

議事録を作る目的

会議では様々なことが話し合われ、何かについて「決定」をします。その会議に参加できなかった人にも、その決定の内容や、それに至った経緯を知らせる必要があり、会議内容の共有として作成されます。また、会議に参加した人もその内容を忘れてしまうことがあるので、記録としても残しておくべきです。その他、決定保留となったものや、次回の会議で必要な情報もあるため、いつだれが見ても、できるだけ内容を正確に把握できるように書いておくことが理想です。また、開催義務のある会議もあるため、健全な運営をしている証明の役割にもなります。

議事録の書き方

パソコン使用が主流ですが、手書きの場合はボールペンで記入しましょう。鉛筆やシャープペンシル、フリクションはいずれ消えるので記録としてふさわしくなく、使用不可です。多くの職場では、議事録作成のための原本ファイルが用意されていることが殆どですが、もしない場合でも、以下のような必要事項が押さえられていれば問題ありません。

• 会議名
• 開催日時と場所
• 作成者、参加者
• 議題と内容
• 次回の開催日時

なお、録音は聞き直しに倍以上の時間を要するため、基本使いませんが、使う場合は聞き逃したと思ったタイムをメモしておき、あとでそのタイムを探して、その前後だけ聞き直しすようにしましょう。

作成時のポイント

• 各議題と、それに対する結論や、経緯をわかりやすく書く。
• 大事な要点を記入しながら短くわかりやすく書く。
• 「です、ます」調よりも「だ、である」調の方がすっきりと読みやすいが、どちらにしても文末表現は揃えておく。
• 議題を記したレジュメがある場合は、それに沿って議事録を作成する。
• 議題毎など、適度に改行を入れてより見やすく工夫する。